Si ets freelance és molt provable que et toqui reunir-te constantment amb els teus clients per parlar de tots els vostres projectes. Encara que molts cops no ens n’adonem, les reunions suposen una important inversió de temps i recursos i és molt important preparar-les correctament perquè siguin el més efectives possible.

Perdre el temps és perdre diners. Però, com podem fer-ho per a què les nostres reunions siguin el màxim d´efectives? A continuació et proposem nou mesures que pots posar en pràctica si vols recuperar el control del teu calendari fent reunions més profitoses.

Reunions

Detallar de què es parlarà a la reunió

És imprescindible que els assistents de la reunió arribin preparats si volem aconseguir que la trobada sigui efectiva. Uns dies abans és important que fem circular una agenda on s´hi concretin els punts que es tractaran a la reunió. Això farà que les reunions estiguin més enfocades a temes realment importants i que, per tant, siguin més productives.

Assignar un líder

Triar a un líder que encamini la reunió ajudarà a què no ens desviem dels temes més importants, que s´hauran concretat prèviament a l’agenda. S’ha d’escollir a una persona que es senti còmode assolint aquest paper. Algú amb qui la majoria de gent confiï i que sigui respectat pel conjunt de l´equip.

Evitar els dispositius electrònics

Durant la jornada laboral és molt comú que constantment ens interrompin trucades, emails o tot tipus de notificacions. En la mesura del possible, a les reunions hem d’intentar evitar els dispositius per tal de què les distraccions siguin les mínimes possibles.

Que les reunions siguin entre 4 – 7 persones

Si a la reunió hi participen masses persones és possible que sigui difícil organitzar-se. El millor és intentar reunir a un nombre reduit de persones que realment necessitin assistir a la reunió. Per exemple, es poden reunir 4 persones de cada departament i, a continuació, que un representat de cada departament es reuneixi amb els altres departaments per comentar les conclusions extretes.

Intentar reduir la llargada de les reunions

Si les reunions són curtes, la gent tendirà a enfocar-se més, de manera que es treballarà més ràpid i es parlarà només d´allò més rellevant. Si la reunió és de 3 hores, és molt possible que les assitents creguin que tenen tot el temps del món i acabin parlant de tot menys de les coses realment importants.

Utilitzar els últims 10 minuts per recapitular

Un cop tractats tots els temes de la reunió, ens hem d´assegurar que cada persona ha assumit el rol i les accions que li pertoquen. Per tal de que això consti, és important dedicar els últims minuts de la reunió a recordar qui s´encarrega de cadascuna de les coses que s´han determinat al llarg de la trobada.

La col·laboració entre tots els assistents és la columna vertebral de qualsevol negoci exitós. Si segueixes aquests consells comprovaràs de quina manera augmente l’efectivitat de les teves reunions i deixaràs de malgastar el teu temps.

Exlica’ns si has posat els consells en pràctica i quins han sigut els resultats obtinguts. Si se te n´acudeix algun més estarem encantats de sentir-lo!

 

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.